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RFC 6771: Considerations for Having a Successful "Bar BOF" Side Meeting

Date de publication du RFC : Octobre 2012
Auteur(s) du RFC : L. Eggert (NetApp), G. Camarillo (Ericsson)
Pour information
Première rédaction de cet article le 18 octobre 2012


Autrefois, du temps des débuts de l'IETF, les seules réunions ayant un statut officiel étaient les réunions formelles des groupes de travail. Avec le temps, elles sont devenues tellement formelles (et n'ayant plus guère de rapport avec un « groupe de travail ») qu'un type de réunions plus légères est apparu petit à petit, les BOF (Birds Of a Feather). Les BOF étaient au début simples et faciles à organiser, comme l'étaient les groupes de travail des débuts. Mais elles se sont ossifiées petit à petit, devenant aussi formelles qu'un groupe de travail, et ayant même leur propre RFC, le RFC 5434. Continuant cette évolution logique, des participants à l'IETF ont créé un mécanisme léger alternatif aux BOF, les Bar BOF, qui étaient comme leur nom l'indique, des réunions faites au bistrot. Maintenant, on parle de fixer des règles pour les bar BOF...

Les bar BOF sont fréquentes pendant les réunions physiques de l'IETF. Elles se réunissent souvent dans un bar, d'où elles tirent leur nom, et permettent de discuter de manière complètement informelle, de nouvelles idées qui donneront peut-être naissance plus tard à un groupe de travail, voire à un ou plusieurs RFC. Elles ne sont pas mentionnées dans l'agenda officiel et n'ont aucun statut particulier. N'importe qui peut organiser une bar BOF comme il veut (alors que l'organisation d'une BOF est désormais toute une affaire, décrite dans le RFC 5434). Elles ont déjà été mentionnées dans un RFC, le fameux Tao (RFC 6722).

La malédiction se poursuivant, certaines bar BOF sont devenues tellement formalistes qu'on peut se demander si certains ne réclameront pas bientôt statuts et règles pour ces réunions. Ce RFC 6771 essaie de bloquer cette tendance, en plaidant pour que les bar BOF restent complètement an-archiques.

Car ce n'est pas le cas : on voit de plus en plus de bar BOF tenues dans les salles de réunion (et plus au café), avec les chaises organisées comme dans une salle de classe, des orateurs situés sur l'estrade, un tour de parole, des présentations faites avec PowerPoint et, surtout, plus de boissons du tout...

Ce RFC signale que cette évolution peut être due en partie au fait que le terme bar BOF est trop proche de BOF et que les débutants mélangent les BOF (dotées d'un statut, celui du RFC 5434) et les bar BOF. C'est au point que certains participants, voulant aboutir à la création d'un groupe de travail, se sentent obligés de faire une bar BOF uniquement parce qu'ils croient qu'une règle de l'IETF impose cette étape ! Les auteurs du RFC recommandent donc de parler plutôt de « réunion parallèle » (side meeting).

Et, pour que ces réunions parallèles se passent bien, notre RFC 6771 propose quelques conseils. D'abord (section 2), comment gérer les invitations. Une réunion parallèle doit être petite (« uniquement les gens nécessaires et pas plus »). Il ne s'agit pas, comme c'est souvent le cas pour les BOF, de sonner le clairon pour ramener le maximum de gens, espérant ainsi montrer que le sujet est considéré comme important par la communauté. On ne devrait donc pas faire d'annonce publique d'une réunion parallèle (par exemple, sur une liste de diffusion). Si on le fait, on risque de manquer de chaises dans le bar, et de ne pas pouvoir s'entendre d'un bout de la réunion à l'autre, menant à des réunions excessivement formelles, avec tour de parole. (Plusieurs bar BOF ont déjà souffert de ce syndrôme « apéro Facebook ».)

Bref, pas de touristes à une réunion parallèle, uniquement « a few good people », des gens qui vont activement participer au travail (l'IETF ne décide normalement pas sur la base du nombre de participants mais sur le nombre de gens qui vont effectivement bosser). L'implication plus large de la communauté viendra après. La réunion parallèle doit avant tout rester du remue-méninges, chose qui ne se fait pas dans des grands groupes. Par définition, les idées exprimées lors d'une réunion parallèle sont incomplètes et imparfaites et il faut pouvoir les discuter franchement.

De même, on n'est pas obligé d'inviter un membre de l'IESG ou de l'IAB en croyant que cela fera plus sérieux et plus crédible.

Après le Qui, la section 3 couvre la question du Où. Comme leur nom l'indique, les bar BOF se tiennent traditionnellement dans les bars. Mais la tendance récente est de la faire souvent dans les salles d'une réunion IETF, en partie parce que cela fait plus « sérieux ». Notre RFC, qui n'hésite pas à descendre dans les détails concrets, note que les bars sont souvent bruyants, ce qui pose un problème notamment pour les non-anglophones (le bruit gène beaucoup plus lorsque la conversation est dans une langue étrangère). Pour garder la convivialité, en supprimant le bruit, le RFC recommande de choisir un restaurant calme, voire de prendre une arrière-salle du bar. Les salles de la réunion IETF sont en général trop « salle de classe », un environnement qui ne convient pas au remue-méninges entre pairs. Cet environnement est bon pour les présentations, pas pour les discussion.

Toujours concret, le RFC note enfin que se réunir dans un bar ou un restaurant permet souvent de... manger. En effet, certaines réunions IETF se tiennent dans des endroits où le ravitaillement est difficile et la réunion d'Anaheim (IETF 77) a ainsi laissé un souvenir particulièrement cuisant. Sortir est donc souhaitable.

Après le Qui et le Où, le Comment. La section 4 s'insurge contre la tendance de plus en plus marquée à singer les réunions des groupes de travail. On voit ainsi des réunions parallèles ayant un agenda formel, des présentations avec supports, des organisateurs qui se présentent comme bar BOF chair. Les auteurs de notre RFC craignent que ce cirque provoque des réactions pavloviennes chez les participants, les faisant se comporter comme si la réunion parallèle était déjà devenue un vrai groupe de travail. Ces réunions qui caricaturent les réunions officielles ne sont pas très efficaces, et elles entraînent des confusions chez certains participants qui croient qu'il s'agit de réunions officielles, simplement parce qu'elles en ont l'apparence.

Enfin, le Quand, en section 5. La principale recommendation est que les réunions parallèles, comme elles visent à commencer le travail pour résoudre un problème précis, n'ont pas forcément vocation à être toujours parallèles à une réunion IETF, elles peuvent parfaitement se tenir en parallèle d'une réunion RIPE, NANOG ou équivalent.

Et une anecdote amusante : comme obligatoire, ce RFC a une section « Sécurité ». Elle contient l'avertissement qu'on a constaté un oubli fréquent des portables dans les bars, après une réunion parallèle trop arrosée...


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