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Pour son travail de normalisation technique, l'IETF tient normalement trois réunions physiques par an. La pandémie de Covid-19 a évidemment changé tout cela. Les premières décisions d'annulation ont été prises selon un procédure ad hoc, mais ce nouveau RFC fournit des critères plus rigoureux pour les prochaines décisions d'annulation.

La dernière réunion physique de l'IETF a eu lieu à Singapour en novembre 2019. Depuis, les conditions sanitaires ont forcé à annuler toutes les réunions. Mais notre nouveau RFC ne se limite pas au cas de la Covid-19. Une réunion, après tout, peut devoir être annulée pour d'autres raisons, un problème de dernière minute dans le bâtiment où elle devait se tenir, une catastrophe naturelle dans le pays d'accueil, un brusque changement dans la politique de visa de ce pays, etc. (Le RFC cite même le cas d'une guerre civile, mais ce n'est encore jamais arrivé à une réunion IETF.) Dans ces cas, l'IETF LLC (la direction administrative de l'IETF) et l'IESG vont devoir décider si on maintient la réunion ou pas.

La section 3 du RFC expose les critères de décision. L'IETF LLC (cf. RFC 8711) détermine si la réunion peut se tenir, l'IESG si cela vaut la peine de la tenir. L'IETF LLC doit évidemment travailler en toute transparence, informant l'IETF de la situation, des décisions possibles et d'un éventuel « plan B ». Il n'est pas toujours possible de procéder proprement et démocratiquement si la situation est urgente (tremblement de terre trois jours avant la réunion…). Dans ce cas, l'IETF LLC doit déterminer seule si la réunion peut se tenir (ce qui implique certaines garanties de sécurité pour les participants, de la restauration mais également un accès Internet qui marche ; les participants à l'IETF n'ont pas juste besoin de dormir et de manger, il leur faut aussi du réseau). L'IETF LLC doit aussi intégrer des paramètres internes comme la disponibilité de ses employés et des bénévoles, et bien sûr les conséquences financières du maintien ou de l'annulation (si le lieu de la réunion considère qu'il n'y avait pas force majeure et ne veut pas rembourser…). La section 3 du RFC 8718 contient des indications utiles à cette évaluation.

L'IESG, lui, doit déterminer s'il y aura suffisamment de monde à la réunion pour que ça vaille la peine. Il ne serait pas malin de maintenir une réunion pour que personne ne vienne.

La section 4 du RFC couvre les alternatives. Si on annule, que peut-on proposer à la place ? Il faut évaluer ces alternatives en tenant compte de leur efficacité (une réunion en ligne est moins efficace) et de leur coût (changer les billets d'avion au dernier moment coûte cher). Ces alternatives peuvent être, dans l'ordre décroissant de préférence :

• Changer le lieu de la réunion. C'est ce qui dérange le moins le travail, surtout si le nouveau lieu est proche de l'ancien. Naturellement, le nouveau lieu doit correspondre aux critères des RFC 8718 et RFC 8719.
• Passer en ligne, à une réunion « virtuelle », ce qui a été fait pour toutes les réunions annulées en raison de la Covid-19.
• Repousser la réunion à plus tard. Ce n'est en général pas facilement faisable, puisque cela perturbe les agendas de tout le monde.
• Annuler complètement, sans alternative. Le RFC note que cela aura des conséquences, non seulement sur le travail de normalisation, mais également sur des processus politiques comme la détermination de qui peut siéger dans des comités comme le NomCom (comité de nomination, cf. RFC 8788 et RFC 8989).

La section 5 de notre RFC couvre les questions financières. En gros, l'IETF ne remboursera pas les dépenses engagées par les participants (avion, hôtel, etc), seulement les frais d'inscription à la réunion, en totalité s'il y a annulation complète et partiellement dans les autres cas.